컴퓨터 문서관리 하는 방법, 업무가 2배로 빨라지는 MECE 법칙

건강 우주탐사대 마음 차분 별에서 업무가 2배로 빨라지는 컴퓨터 문서관리 하는 방법을 알려드립니다. 문서관리가 안 될 때 문제점은 무엇이며 상호 중복 없이 전체적으로 누락 없이 정리하는 기법인 MECE 법칙에 대해서도 알아보겠습니다. 

 

 

 

문서관리가 안 될 때 문제점

자료를 찾기 위해 컴퓨터를 켰을 때 미로보다 더 복잡한 풍경을 감상해 보신적 있으신가요? 이렇게 복잡한 미로 속에서는 하나씩 파일을 클릭해서 열어봐야 확인할 수 있는 경우가 있습니다. 분류가 잘 안 되어 있어서 기억도 안 나고 하나씩 일일이 열어 보면서 확인하는 수고로움이 필요합니다.

 

다른 양상으로는 문서 작업, 영상 작업 데이터를 찾을 때 최종본의 유무를 파악하기 힘든 경우입니다. 기억의 궁전에서 헤매다가 직접 재생해 보면서 파악하는 경우도 많습니다. 심지어 최종본 1, 최종본 2, 진짜 진짜 최종본, 끝판왕 최종본 이렇게 제목을 정하면서 애매하게 파일을 관리하는 경우도 있습니다.

 

그리고 힘들게 작업물이 완성되면 새 파일을 어디에다가 저장해야 할지 한참 고민하다가 결국 커피 마시고 돌아와서 엉뚱한 데 저장하는 경우도 있습니다. 거의 대다수가 바탕화면이죠. 그런데 막상 의식의 흐름대로 저장하고 나면 똑같은 종류의 파일들이 중복되어 저장된 경우도 많습니다. 

 

 

 

MECE 법칙으로 해결

미시라고 불리는 MECE 기법을 아시나요? Mutually Exclusive Collectively Exhaustive의 약자로써 상호 중복 없이 전체적으로 누락이 없는 상황을 의미한다고 합니다. 모든 자료를 논리적인 사고방식으로 접근하여 상호 배타적으로 분류하고 소통해야 한다는 것이죠. 인사팀이라는 가정하에 아래와 같이 폴더를 정리했을 경우 예를 들어 보겠습니다.

 

MECE 법칙에 의하여 중복 없이, 누락 없이 파일을 관리하고 있는지 확인해야 합니다

행사를 위해 답사를 하고 결과보고서를 작성해야 할 때는 보고자료의 결과 보고와 인사팀 자료의 행사가 중복이 될 수 있습니다. 또 인사팀 자료의 행정자료는 보고자료의 재무와도 중복될 위험성이 있습니다. 그리고 건강검진 내역이나 연말정산 등 개인적인 자료는 어디에 저장할까요? 누락이 되어 있다면 따로 폴더를 만들어서 저장해야 합니다.

 

MECE의 법칙인 중복 없이 누락 없이를 계속 상기하면서 자신만의 폴더 정리 노하우를 체득하시면 되는데요. 정답은 따로 없는 것 같습니다. 일단 MECE의 법칙대로 만들어 나가면서 중간평가를 하고 끊임없이 수정하시다 보면 잘 짜인 자신만의 도로가 만들어집니다.

 

 

 

폴더 관리 방법

폴더는 아주 단순하게 만들어서 알아보기 쉽게 하는 것이 핵심입니다. 자료를 찾기 위해 무작정 길을 떠나는 방랑자가 되는 것이 아니라 한 번에 들어가서 쉽게 찾아내야 합니다. 자신만의 방법을 찾아보세요. 디테일하게 폴더를 생성하는 것도 좋지만 비중을 생각해서 만들어 보세요. 예를 들어 보겠습니다.

 

2023년 → 행사 → 5월 → 어린이날 이벤트 행사

 

위와 같이 주기적으로 계속 작성하는 문서는 기간별로 연도를 적어주고 시작하셔도 좋습니다. 아니면 대주제에서 소주제로 이어지는 방식도 좋은데요. 다음 예를 들어보겠습니다.

 

행사→ 2023년 → 어린이날 

 

3단계로 줄였는데요. 정기적으로 잦은 행사가 없을 때는 비중을 생각하셔서 간결하게 폴더를 관리하셔도 좋습니다. 각자 찾기 편한 방법을 연구해 보세요.

 

넘버링은 최대한 숫자로 기재하시는 것을 추천합니다. 최상단은 001로 시작하고 그 외는 01부터 시작하시면 구분이 쉽습니다. 그리고 주로 사용하는 폴더는 최상단으로 배치해서 작업하시면 효율을 높이실 수 있습니다. 아니면 별 모양이나 하트같이 특별한 아이콘으로 변경해서 구분을 지어도 좋습니다. 

 

 

파일명 작성 규칙

1. 공백은 언더바(_)로 연결합니다. 

2. 파일 이름은 날짜_대주제_제목_버전 순으로 작성합니다. 이때 날짜 위주의 파일명이 아니라면 맨 앞에 프로젝트명을 기입하고 날짜는 마지막으로 빼셔도 됩니다. 

 

날짜 우선순위: 20230329_2023국제식품박람회_기획안_V1.0

프로젝트 우선순위: 2023국제식품박람회_기획안_20230329_V1.0

 

3. 파일이 수정을 거듭해 최종본일 경우는 맨 끝에 슈퍼접미사로 최종 또는 final을 기재해 줍니다.

4. 영문명으로 파일명 작성 시 대, 소문자를 구분해서 작성해 줍니다. 그리고 제목이 길어지는 것을 방지하기 위해 띄어쓰기 없이 작성하는 것을 추천합니다.

 

영문파일명: 2023InternationalFoodExpo_Proposal_20230329_Final

 

 

 

맺은 말

저 또한 그동안 의식의 흐름대로 폴더 관리를 하고 있었는데요. 어느 순간 지나간 파일을 찾노라면 블랙홀에 빠진 것처럼 정신이 몽롱해지고 짜증까지 나는 경우가 허다합니다. 스트레스받아서 건강에도 안 좋아요. MECE 법칙으로 중복 없이, 누락 없이 최대한 간결하게 파일을 관리하셔서 일의 능률도 올리고 정신 건강도 챙기시기를 응원합니다.